Un proyecto que se encuentra en eterna crisis suele compartir causas fundamentales, que van desde su concepción hasta la deficiencia en el control y seguimiento. A menudo, da la impresión de que el proyecto avanza siempre y cuando se pueda facturar mensualmente, sin que existan hitos claros que se estén cumpliendo.
Las reuniones de seguimiento, que al inicio se realizan de forma protocolaria, se transforman en escenarios de confrontación, con gritos y reclamos, cuando la situación se agrava y los interesados (stakeholders) sienten que los acuerdos no se están respetando.
A continuación, analizamos algunas causas comunes:
Mal diseño inicial (objetivos poco claros o inalcanzables): El proyecto se presenta como un reto ambicioso, con plazos que parecen inviables. Sin embargo, en un principio, todos asienten y se muestran optimistas sobre la posibilidad de cumplir algo que, a todas luces, es irreal. La falta de seguimiento de hitos es recurrente, y los planes se incumplen una y otra vez.
Falta de gobernanza: En este tipo de proyectos, la gobernanza es deficiente. Al inicio, pueden existir demasiadas cabezas o muy pocas; luego, en medio de la crisis, el proyecto carece de una estructura de gobierno clara que establezca los límites y defina roles y responsabilidades de manera inequívoca.
Intervención excesiva de un stakeholder sin disciplina de gestión: Un interesado se convierte en un micromanager, inmiscuyéndose en el detalle de las actividades y exigiendo informes constantemente. El equipo, en lugar de generar avances reales, se dedica a producir reportes.
Ausencia de una cultura de planificación, seguimiento y mejora continua: La planificación no es realista; se elabora para complacer al stakeholder, quien exige fechas sin considerar impedimentos o bloqueos. El mensaje del cliente es claro: "el proyecto requiere fechas y las fechas no se mueven". Todo esto ocurre bajo la mirada de un equipo que no se escucha para aprender y que no lleva a cabo lecciones aprendidas.
No aplicar metodologías de proyecto o hacerlo solo de forma simbólica: Se implementan prácticas metodológicas de forma superficial, alejadas de una metodología real. Se realizan eventos o se formalizan tareas que denotan ser más un cumplimiento formal que sesiones que enriquezcan el día a día del equipo.
Consecuencias:
- El proyecto puede alargarse indefinidamente: No hay fecha de terminación en un proyecto en eterna crisis, el cansancio se refleja en un equipo que se desgasta y se va quemando con el tiempo, ante un cliente que exige resultados pero que solo sabe pedir y no dar.
- Se generan sobrecostos y pérdidas de valor: El proyecto termina costando el doble o el triple de lo estimado al inicio, se generan trabajos adicionales en todo el equipo para intentar cumplir con el proyecto.
- El equipo sufre desgaste y desmotivación: El equipo queda desgastado, muchos ven como su vida normal comienza a normalizar los horarios extendidos, los fines de semana se vuelven trabajo si o si. No hay motivación, todo es un desgaste y la gente espera que termine el proyeco o muchos estan en busqueda de un nuevo empleo.
- El producto o servicio final puede ser irrelevante o nunca llegar a lanzarse. A la hora de salir o terminar el proyecto para el cliente han cambiado las condiciones, en un entorno incierto y volatil, el alcance ha sufrido variaciones ante un mundo que tiene mayor velocidad que el del mismo proyecto. Quizas lo que imaginó el cliente ya es irrelevante, o el comportamiento del proyecto requiere que se haga todo nuevo diferente a lo contratado.
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